Co říká Ivana Šachová z bytového textilu SCANquilt

Každá firma potřebuje ať již formální či neformální organizační vnitřní strukturu, aby mohla fungovat. My jsme vždy patřili k firmám, kde platilo řečené slovo a operativní řízení, ale dospěli jsme jako ostatní do stadia, kdy by bylo jednodušší se odkázat na jednou stanovené a přehledně vypracované schéma. Zejména pro nově příchozí zaměstnance je orientace pro jejich začlenění nutná, aby si rychleji našli svoje pracovní vazby. Jistě je více metod a forem s různou podrobností, nás ale velmi oslovila forma ORGANIZUJÍCÍ TABULE (OrgBoard), kterou jsme viděli na semináři Business Success.

Nejdříve jsme měli v úmyslu ji vytvořit sami, na základě poznání náplně práce jednotlivých pracovních pozic a nároků na ně kladených, ale nakonec jsme usoudili, že bude daleko efektivnější využít zkušeností firmy Business Success s tvorbou orgboardů. Přijali jsme nabídku pana Pavla Rance, který se v té chvíli stal naším patronem a rozptýlil i naše obavy z přílišného formalismu. Za necelý týden efektivní práce jsme vytvořili relativně podrobné organizační schéma, které je pro všechny názorné a přehledné. Na základě rozhovorů pana Rance s každým z našich zaměstnanců, tvořících různé výstupy – produkujících různé produkty – nám velmi profesionálně vytvořil základ, který jsme pak společně dotvořili a doplnili tak, aby opravdu nic zásadního nechybělo. Potěšilo nás, že se nejedná o nefunkční obecnou strukturu, která ani nezapadá do našich činností, ale že se jedná o velmi konkrétně popsanou strukturu postů a zodpovědností. Pan Ranc bral ohled na naše konkrétní zkušenosti z fungování firmy a zase naopak sděloval názory své. Co bylo ale zásadní, že po vypracování orgboardu věnoval čas seznámení celého našeho kolektivu se zásadami a principy fungování tohoto schématu a zejména i vztahům kolegiálním, podřízenosti i nadřízenosti, aby vše efektivně fungovalo nejen na stěně, ale i v každodenním životě.

Tím, že náš pracovní kolektiv byl aktivně vtažen do celého procesu tvorby orgboardu, že mohl vyjádřit v několika fázích jeho tvorby svoje případné připomínky či nejasnosti, je výsledné schéma považované za tvorbu celého týmu a nejen vedení či externí firmy. Orgboard umožní každému uvědomit si svoji pozici ve firmě, svoji zodpovědnost i nezastupitelnost
a vztahy s kolegy. Velkou roli hraje i grafické ztvárnění celé organizační tabule. Pan Ranc nám ochotně zajistil výrobu základní tabule podle naší představy. Pak již nastoupila naše asistentka a na základě předaných matic vyrobila lístečky s jednotlivými pozicemi i s personálním obsazením. Výhoda této tabule je, že jakékoliv změny jsou i reálně proveditelné velmi rychle a tabule může být vždy aktuální. My jsme ji umístili v místě u kuchyňky a kopírky, kde je největší provoz, a radost mi udělalo, že se zaměstnanci čas od času do jejího obsahu začtou. I když jsme vypracování organizačního schématu i tabule stále odkládali, mám radost, že jsme k tomu přistoupili a hlavně využili profesionálního a velmi vstřícného přístupu pana Rance z firmy Business Success, za což i touto cestou velmi děkujeme. Posunulo nás to zase o kousek výš.

Ivana Šachová
jednatelka

SILEX spol. s r.o.
bytový textil SCANquilt

Vinohradská 1899/112, 130 00, PRAHA 3 – VINOHRADY – 25. 7. 2012